İmarda 30 bin dosya ve 3 bin evrak barkodlandı

Yenimahalle Belediyesi, 28 yıllık İmar Müdürlüğü arşivini baştan aşağı yeniledi. Belediye, içerisinde dosya, ruhsat evrakları, projeler, kurum yazıları ve hak edişlere ilişkin belgelerin bulunduğu yaklaşık 30 bin dosyayı ve 3 milyon evrağı, belediye hizmet binası içerisindeki yeni arşiv odasına taşıdı.
10 aylık kısa bir sürede, yaklaşık 5 milyon liraya yenilenen arşivin kapılarını Ankara Hürriyet’e açan Yenimahalle Belediye Başkanı Fethi Yaşar, “Bir kentin kimliği, imar planlarıdır. Dijital arşiv çalışması ile belediye arşivini tahrip olmaktan kurtardık. Çalışmaların yüzde 99’u tamamlandı. Arşivimizi, gelecek hafta açmayı planlıyoruz” dedi.
1984 yılından bu yana hiçbir düzenleme görmemiş İmar Müdürlüğü arşivindeki doyaların “karpuz yığını gibi” atıldığını ifade eden Yaşar, şunları söyledi:

TÜM BELGELER BARKODLANDI

“İmar Arşiv Müdürlüğü’nce belirlenen kriterler doğrultusunda konu ve alt başlıklara göre tüm sayfalar ayrıldı. Tasnif ekibinin ayırmış olduğu sayfalar doğrultusunda tüm belgeler barkodlandı. Tek tek barkodlama, belgelerin ödünç-iade işlemlerini hızlandıracak ve sisteme birebir bağlı olmasını sağlayacak. İmha işlemi, evrak - barkod bazında gerçekleşeceği için daha güvenilir olacak. Belgelerin sorgulanma sonucunda raporlaması kolaylaşacak, hangi belgenin nerede olduğu kesin olarak bilinecek. İade edilen belgeler yerlerine kaldırılırken, barkod etiketi okutularak otomatik olarak ödünçten düşmesi sağlanacak.”

ÇELİK KASALARDA SAKLANIYOR

10 ayın ardından, 30 bin dosya ve 3 milyon evrak, raflardaki yerini aldı.
Bütün dosyalar hizmet binasının alt katında yapılan yeni arşiv odasına taşındı. Yapılan çalışma sonunda yıllanmış dosyalar bile bir dakika içerisinde bulunabiliyor. Ayrıca vatandaşlara daha iyi ve hızlı hizmet verebilmek adına tüm dosyaları dijital ortama aldık. Arşiv odasında yangın, nem gibi dosyaların zarar görebileceği tüm etkenlere karşı önlemlerimizi aldık. Bilgisayar ortamına aktardığımız tüm dosyaları, çelik kasalarda muhafaza ediyoruz.”

ÖNCELİK İÇİN PARA ALINDIĞINI DUYDUM

Dijital arşiv hakkında, “Benim Yenimhalle’ye yaptığım en güzel işlerden birisi oldu” diyen Başkan Yaşar, şunları söyledi: “Çünkü eski düzenden vatandaşlar muzdaripti. Vatandaş bir iş için belediyeye geliyor. O keşmekeşin içinde çalışan kişi de, ‘Dosyayı iki ayda çıkarmak zor’ diyordu. Hatta dosyayı öne çekmek için para alındığını dahi duydum. Bunun önüne geçtik. Tüm belediyelere örnek olacak bir çalışmayı hayata geçirdik. Vatandaşlar öğrenmek istediği bütün bilgilere, cep telefonundan bile ulaşabilecek. Bu insanın mutluluğuna ve devlete olan güveninin artmasına yönelik.”